Visa thương mại Nhật Bản: Những điều cần biết trước khi nộp

Sang Nhật gặp đối tác, đàm phán hợp đồng, tham dự hội nghị, triển lãm, khảo sát thị trường hay trao đổi nghiệp vụ là nhu cầu ngày càng phổ biến của doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, một chuyến công tác Nhật Bản không nên được chuẩn bị giống một chuyến du lịch Nhật Bản thông thường, đặc biệt ở phần hồ sơ visa.

Theo hướng dẫn hiện hành của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, diện thương mại ngắn hạn có thể bao gồm các hoạt động như liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng, học tập không bao gồm thực hành và một số hoạt động giao lưu phù hợp. Điểm rất quan trọng là diện này không bao gồm hoạt động lao động, nhận tiền lương hoặc thù lao tại Nhật Bản. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Vì vậy, trước khi chuẩn bị thư mời hay đặt vé máy bay, doanh nghiệp cần trả lời chính xác một câu hỏi: người sang Nhật sẽ thực hiện hoạt động gì?

Khi mục đích chuyến đi đã rõ, việc chuẩn bị visa thương mại Nhật Bản sẽ trở nên logic và hạn chế được nhiều sai sót không cần thiết.

Visa thương mại Nhật Bản là gì?

“Visa thương mại Nhật Bản” là cách gọi phổ biến đối với visa lưu trú ngắn hạn dành cho những chuyến đi có mục đích thương mại, nghiệp vụ hoặc công tác phù hợp.

Các hoạt động có thể thuộc diện này gồm gặp gỡ và liên hệ công việc, đàm phán kinh doanh, tham dự hội nghị, ký kết hợp đồng, dịch vụ hậu mãi, nghiên cứu thị trường hoặc những hoạt động nghiệp vụ ngắn hạn khác không phát sinh lao động được trả lương tại Nhật. Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM cũng liệt kê các mục đích như hội nghị, seminar, đào tạo ngắn hạn và nghiên cứu thị trường trong phạm vi hồ sơ thương mại ngắn hạn, với điều kiện không phải hoạt động mang lại thu nhập hoặc nhận thù lao tại Nhật. Lãnh sự quán Nhật Bản tại Hồ Chí Minh

Do đó, visa thương mại không phải “visa đi làm”.

Một người sang Nhật họp với khách hàng trong ba ngày có thể phù hợp với lưu trú ngắn hạn. Nhưng nếu trực tiếp làm việc trong dây chuyền sản xuất, thực hiện nghiệp vụ như một nhân viên hoặc nhận tiền công tại Nhật, hồ sơ có thể phải chuyển sang loại tư cách lưu trú khác.

Visa thương mại khác visa du lịch Nhật Bản như thế nào?

Khác biệt lớn nhất nằm ở mục đích nhập cảnh và hệ thống giấy tờ chứng minh mục đích đó.

Khách du lịch cần chứng minh kế hoạch tham quan, tài chính, công việc và lịch trình chuyến đi. Trong khi đó, hồ sơ thương mại còn cần thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp Việt Nam và phía Nhật, đơn vị mời, mục đích làm việc và lịch trình nghiệp vụ.

Ví dụ, một giám đốc sang Tokyo nghỉ dưỡng cùng gia đình thì mục đích chính vẫn là du lịch.

Nhưng nếu cùng người đó sang Tokyo để làm việc với nhà phân phối, ký hợp đồng rồi dành hai ngày cuối đi Fuji, mục đích chính có thể là thương mại và hồ sơ nên phản ánh đúng kế hoạch này.

Không nên chọn loại visa chỉ dựa trên việc hồ sơ nào được cho là “dễ hơn”.

Mục đích thực tế quyết định loại hồ sơ cần chuẩn bị.

Những trường hợp thường phù hợp với visa thương mại Nhật Bản

Một số tình huống phổ biến gồm doanh nghiệp Việt Nam cử nhân sự sang Nhật gặp nhà cung cấp, giám đốc sang đàm phán với đối tác, đoàn doanh nghiệp tham dự triển lãm, kỹ sư tới khảo sát cơ sở, doanh nghiệp sang nghiên cứu thị trường hoặc nhân sự tham gia một chương trình đào tạo ngắn hạn không có hoạt động thực hành mang bản chất lao động.

Nếu chuyến đi có nội dung “đào tạo”, cần đặc biệt cẩn thận.

Đại sứ quán Nhật Bản phân biệt khá rõ giữa học tập không bao gồm thực hành và hoạt động thực hành giống công việc của nhân viên. Nếu người tham gia trực tiếp sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng hoặc tham gia hoạt động tạo lợi ích kinh tế cho đơn vị tại Nhật, hoạt động đó có thể không thuộc visa lưu trú ngắn hạn. Phía Nhật được khuyến nghị kiểm tra với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem có cần xin Certificate of Eligibility – COE hay không. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Checklist hồ sơ visa thương mại Nhật Bản

Có thể chia hồ sơ thành ba nhóm để dễ kiểm soát:

Tùy từng nơi tiếp nhận và từng hoàn cảnh cụ thể, hồ sơ có thể được yêu cầu bổ sung. Đây là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu tại khu vực mình nộp trước khi hoàn thiện bộ giấy tờ cuối cùng. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Hồ sơ người xin visa tại Việt Nam cần chuẩn bị gì?

Phần cơ bản đầu tiên gồm hộ chiếu, tờ khai xin visa và ảnh 4,5 × 3,5 cm.

Tờ khai cần được ký phù hợp với chữ ký trên hộ chiếu. Mặt sau ảnh ghi họ tên và Đại sứ quán lưu ý hồ sơ có ảnh bị chỉnh sửa có thể không được tiếp nhận. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Tiếp theo là giấy xác nhận đang công tác.

Theo hướng dẫn tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội, giấy này cần ghi rõ thời gian công tác, vị trí và mức lương, đồng thời được lập bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Ngoài ra, cần có tài liệu thể hiện khả năng chi trả chi phí chuyến đi, chẳng hạn quyết định cử đi công tác, giấy phái cử hoặc văn bản tương đương. Các tài liệu này cũng cần bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật và có thể được kết hợp với giấy xác nhận công tác trong một số trường hợp. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như thế nào?

Chủ doanh nghiệp không có cấu trúc nghề nghiệp giống nhân viên thông thường.

Tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM, hướng dẫn hồ sơ thương mại nêu rõ: nếu người xin visa là chủ doanh nghiệp thì nộp bản sao giấy đăng ký kinh doanh. Hồ sơ cũng có thể cần giấy phép đầu tư, giấy phép thành lập văn phòng đại diện hoặc những tài liệu phù hợp để xác định doanh nghiệp và vai trò của người xin visa. Lãnh sự quán Nhật Bản tại Hồ Chí Minh

Điều này cho thấy chủ doanh nghiệp không nên cố tạo một giấy xác nhận công việc giống nhân viên nếu thực tế mình là người sở hữu hoặc điều hành doanh nghiệp.

Hồ sơ nên phản ánh đúng tư cách thực tế.

Quan trọng hơn, giấy đăng ký kinh doanh chỉ chứng minh doanh nghiệp tồn tại và vai trò của người xin visa. Nó không thay thế thư mời, lịch trình và tài liệu chứng minh mục đích công tác.

Giấy lý do mời từ Nhật Bản cần viết những gì?

Đây là một trong những giấy tờ quan trọng nhất.

Đơn vị mời phải là công ty, cơ quan hoặc tổ chức phù hợp tại Nhật Bản. Tùy loại hình doanh nghiệp, người đứng tên mời cũng cần có tư cách đại diện phù hợp. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Nội dung giấy lý do mời không nên viết quá chung chung.

Ví dụ:

“Business meeting.”

hoặc:

“Trao đổi công việc.”

là những mô tả rất ít thông tin.

Đại sứ quán Nhật Bản yêu cầu hoạt động tại Nhật phải được trình bày cụ thể. Nếu hai bên đã có hợp đồng, tài liệu hội nghị hoặc giấy tờ thể hiện giao dịch, các tài liệu này có thể hỗ trợ giải thích mục đích chuyến đi. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Một cách mô tả rõ hơn có thể là:

“Trao đổi kế hoạch phát triển hệ thống phân phối tại thị trường Nhật Bản, đàm phán điều kiện hợp tác năm 2027 và khảo sát showroom của đối tác tại Tokyo.”

Điều quan trọng không phải viết thật dài, mà là đúng hoạt động thực tế.

Nếu nhiều người cùng sang Nhật công tác thì sao?

Nếu có từ hai người trở lên cùng xin visa, phía Nhật cần chuẩn bị danh sách người được mời cùng giấy lý do mời theo hướng dẫn. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Đối với phía người xin visa, nếu có nhiều người nộp cùng lúc, Đại sứ quán cũng yêu cầu đánh số trên tài liệu để có thể xác định giấy tờ tương ứng với từng đương đơn. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Điều này rất hữu ích với đoàn doanh nghiệp 5, 10 hoặc nhiều người.

Một hồ sơ đoàn tốt không chỉ đầy đủ mà còn phải dễ kiểm tra.

Danh sách nhân sự, chức danh, đơn vị làm việc, người được mời và lịch trình nên thống nhất giữa phía Việt Nam và phía Nhật.

Cần chứng minh quan hệ giữa hai doanh nghiệp không?

Trong nhiều trường hợp, có.

Hướng dẫn của Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM liệt kê những tài liệu có thể chứng minh quan hệ giữa công ty mời và công ty của người được mời như hợp đồng mua bán, B/L, tài liệu công khai thể hiện các công ty trong cùng tập đoàn hoặc thư mời dành cho trường hợp chưa hình thành quan hệ thương mại trước đó. Lãnh sự quán Nhật Bản tại Hồ Chí Minh

Phần này đặc biệt quan trọng khi một doanh nghiệp Nhật Bản lần đầu mời đối tác Việt Nam sang làm việc.

Không cần cố tạo ra lịch sử hợp tác nếu hai bên chưa từng giao dịch.

Nếu đây là cuộc gặp đầu tiên, hồ sơ nên phản ánh đúng điều đó và sử dụng tài liệu phù hợp để giải thích vì sao hai bên bắt đầu trao đổi.

Lịch trình visa thương mại phải do ai chuẩn bị?

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý.

Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản, lịch trình dự kiến phải do phía mời tại Nhật Bản chuẩn bị. Nếu Đại sứ quán nhận định lịch trình thực chất do người xin visa tự làm thay phía Nhật, hồ sơ có thể bị từ chối. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Lịch trình cần ghi rõ ngày nhập cảnh và ngày về Việt Nam. Nếu đã xác định chuyến bay thì ghi tên chuyến bay và sân bay.

Nội dung được trình bày theo từng ngày.

Ngay cả cuối tuần cũng không nên ghi chung chung:

“Free day.”

hay:

“Ngày nghỉ.”

Thay vào đó cần ghi điểm đến và hoạt động cụ thể. Nếu ở khách sạn, cần thể hiện tên, địa chỉ và số điện thoại của nơi lưu trú. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Ví dụ một lịch trình công tác Nhật Bản hợp lý

Một đoàn doanh nghiệp đi Nhật 6 ngày có thể có cấu trúc như sau:

Ngày 1: Hà Nội – Tokyo, nhập cảnh, nhận phòng khách sạn.

Ngày 2: Họp với Công ty A tại Tokyo, trao đổi kế hoạch hợp tác.

Ngày 3: Tham quan showroom và gặp bộ phận kinh doanh.

Ngày 4: Tham dự triển lãm chuyên ngành tại Tokyo Big Sight.

Ngày 5: Hoàn thành chương trình công tác, tham quan Tokyo hoặc Fuji nếu đó là kế hoạch thực tế.

Ngày 6: Tokyo – Việt Nam.

Nếu đoàn thực sự dành một ngày cuối để du lịch Nhật Bản, không cần che giấu nội dung đó. Quan trọng là lịch trình phải phản ánh đúng kế hoạch.

Ai chịu chi phí cho chuyến công tác?

Đây là một trong những thông tin cần thống nhất trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Có ba tình huống thường gặp.

Doanh nghiệp Việt Nam chịu toàn bộ chi phí.

Người đi tự chi trả.

Hoặc phía đối tác Nhật Bản chịu chi phí.

Theo hướng dẫn tại Đại sứ quán Nhật Bản, nếu người xin visa hoặc doanh nghiệp của người xin chịu chi phí thì chuẩn bị nhóm tài liệu tương ứng của người xin visa và phía mời. Nếu phía Nhật chịu chi phí, cần bổ sung thêm giấy chứng nhận bảo lãnh và tài liệu giải thích về công ty/tổ chức bên Nhật. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM cũng nêu rằng nếu doanh nghiệp nơi người xin visa đang làm việc chịu toàn bộ chi phí hoặc người xin visa chứng minh được khả năng thanh toán toàn bộ chuyến đi thì không cần giấy bảo lãnh của phía Nhật. Lãnh sự quán Nhật Bản tại Hồ Chí Minh

Vì vậy, ngay từ đầu nên làm rõ:

Ai trả vé máy bay? Ai trả khách sạn? Ai chịu chi phí đi lại và sinh hoạt?

Sau đó mới chuẩn bị giấy tờ theo đúng cấu trúc tài chính thực tế.

Phía Nhật bảo lãnh thì cần những giấy tờ gì?

Nếu phía Nhật chịu chi phí, ngoài giấy lý do mời và lịch trình còn cần Giấy chứng nhận bảo lãnh.

Đại sứ quán lưu ý giấy bảo lãnh phải được điền đầy đủ; nếu thiếu nội dung bắt buộc có thể không được chấp nhận. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Phía Nhật cũng cần cung cấp tài liệu giới thiệu khái quát về công ty hoặc tổ chức, chẳng hạn bản sao đăng ký pháp nhân hoặc giấy giới thiệu doanh nghiệp phù hợp.

Đối với doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản, có thể sử dụng tài liệu được chấp nhận thay thế theo hướng dẫn. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Có cần mua vé máy bay trước khi xin visa thương mại không?

Không nên.

Hồ sơ cần có tài liệu xác nhận đặt chỗ hoặc hành trình bay, trong đó thể hiện ngày xuất phát, ngày đến, thời gian, họ tên hành khách và điểm đi – điểm đến.

Tuy nhiên, Đại sứ quán Nhật Bản khuyến cáo không mua vé máy bay trước khi nhận được visa. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Với đoàn doanh nghiệp, đây là vấn đề đặc biệt đáng lưu ý.

Nếu đoàn có 10 người và toàn bộ vé đã được xuất loại không hoàn hủy, chỉ một thay đổi trong thời gian xét duyệt cũng có thể tạo ra chi phí đáng kể.

Doanh nghiệp vẫn nên chọn trước tuyến bay để hoàn thiện lịch trình, nhưng nên cân nhắc kỹ điều kiện vé trước khi thanh toán.

Visa thương mại Nhật Bản mất bao lâu?

Theo thông tin hiện hành của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, thời gian xét duyệt visa ngắn nhất là 6 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo sau ngày nộp hồ sơ. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Đây là thời gian tối thiểu, không phải cam kết mọi hồ sơ đều có kết quả trong 6 ngày.

Trong trường hợp cần bổ sung tài liệu, phỏng vấn hoặc hỏi ý kiến Bộ Ngoại giao Nhật Bản, việc xét duyệt có thể kéo dài vài tuần. Đại sứ quán cũng không giải quyết yêu cầu cấp visa sớm thông thường, ngoại trừ trường hợp nhân đạo liên quan tới tính mạng. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Vì vậy, nếu đoàn có lịch hội nghị hoặc triển lãm cố định, doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm.

Visa có thể được nộp trước ngày dự kiến nhập cảnh Nhật Bản tối đa 3 tháng. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Giấy tờ visa thương mại có thời hạn bao lâu?

Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản, tất cả giấy tờ trong hồ sơ thương mại về nguyên tắc phải được phát hành trong vòng 3 tháng tính tới thời điểm trình nộp. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Do đó, chuẩn bị sớm không đồng nghĩa xin toàn bộ giấy tờ từ nửa năm trước.

Cách hợp lý hơn là xác định ngày đi, thống nhất chương trình làm việc với đối tác Nhật, tính ngược thời điểm nộp visa rồi mới lần lượt phát hành giấy xác nhận công tác, giấy phái cử, thư mời và lịch trình.

Các giấy tờ do phía Nhật chuẩn bị có thể được chấp nhận dưới dạng photocopy trong các trường hợp hướng dẫn cho phép, nhưng cơ quan xét duyệt vẫn có thể yêu cầu bản gốc khi cần kiểm tra kỹ hơn. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Lệ phí visa thương mại Nhật Bản hiện nay

Theo biểu phí áp dụng đối với hồ sơ được thụ lý từ 01/07/2026 đến 31/03/2027, lệ phí visa phổ thông hiện tại là:

Visa một lần: 2.590.000 đồng.

Visa hai lần hoặc nhiều lần: 5.170.000 đồng. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Đây là lệ phí visa được cơ quan Nhật Bản công bố, chưa bao gồm phí dịch vụ riêng của đại lý ủy thác hoặc đơn vị hỗ trợ hồ sơ nếu có.

Do biểu phí có thể thay đổi theo từng năm tài chính, doanh nghiệp nên kiểm tra lại vào thời điểm thực tế nộp.

Visa thương mại nhiều lần dành cho ai?

Nếu thường xuyên phải đi Nhật làm việc, khách có thể cân nhắc visa nhiều lần thương mại nếu đáp ứng điều kiện tương ứng.

Theo thông tin hiện hành của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, visa nhiều lần thương mại có thể có thời hạn 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm; thời gian lưu trú cho mỗi lần có thể là 15, 30 hoặc 90 ngày, tùy trường hợp được cấp. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Loại visa này phù hợp với lãnh đạo doanh nghiệp hoặc nhân sự thường xuyên sang Nhật gặp đối tác, dự hội nghị và thực hiện các hoạt động thương mại.

Tuy nhiên, việc đi Nhật nhiều lần không đồng nghĩa đương nhiên được cấp visa multiple.

Người xin phải đáp ứng các điều kiện của diện tương ứng và quyết định cuối cùng vẫn thuộc cơ quan xét duyệt Nhật Bản.

Visa thương mại có được làm việc và nhận lương tại Nhật không?

Không.

Đây là điểm cần phân biệt rõ nhất.

Visa thương mại ngắn hạn không bao gồm hoạt động lao động được trả tiền, nhận lương hoặc thù lao tại Nhật. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Ví dụ, tham quan dây chuyền sản xuất để tìm hiểu công nghệ có thể khác với trực tiếp đứng trên dây chuyền làm việc như một công nhân.

Quan sát hoạt động phục vụ khách hàng khác với trực tiếp phục vụ khách và tạo doanh thu cho doanh nghiệp.

Nếu hoạt động thực tế có tính chất lao động hoặc đào tạo thực hành sâu, phía Nhật cần kiểm tra với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem người tham gia có cần COE và một loại visa khác hay không. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Không nên cố sử dụng visa thương mại chỉ vì chuyến đi ngắn ngày.

Những lỗi thường gặp khi làm hồ sơ visa thương mại Nhật Bản

Sai lầm đầu tiên là khai mục đích quá chung chung.

“Đi công tác”, “gặp đối tác” hay “trao đổi công việc” chưa giải thích rõ người xin visa thực sự sang Nhật làm gì.

Sai lầm thứ hai là thông tin không thống nhất.

Quyết định cử công tác nói đi ký hợp đồng trong khi thư mời chỉ ghi tham quan doanh nghiệp. Lịch trình ghi Osaka nhưng khách sạn lại ở Tokyo. Số ngày trên booking vé không phù hợp với chương trình làm việc.

Sai lầm thứ ba là người xin visa tự chuẩn bị lịch trình thay phía Nhật, trong khi hướng dẫn yêu cầu đơn vị mời tại Nhật lập tài liệu này. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Sai lầm thứ tư là sử dụng visa thương mại cho hoạt động lao động hoặc thực hành không phù hợp.

Cuối cùng là chỉnh sửa hoặc làm giả giấy tờ. Đại sứ quán Nhật Bản xử lý nghiêm trường hợp khai sai hoặc sử dụng hồ sơ giả. Nếu visa bị từ chối, về nguyên tắc người xin không thể xin lại với cùng mục đích trong vòng 6 tháng kể từ ngày bị từ chối. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Checklist kiểm tra trước khi nộp visa thương mại Nhật Bản

Trước ngày nộp, doanh nghiệp nên tự kiểm tra lại:

Mục đích chuyến đi đã đúng chưa?

Người đi thực hiện công việc gì tại Nhật?

Đơn vị nào mời?

Mối quan hệ giữa hai doanh nghiệp có được thể hiện rõ không?

Giấy xác nhận công tác và quyết định cử đi có thống nhất với nhau không?

Giấy lý do mời đã mô tả cụ thể hoạt động chưa?

Lịch trình có phải do phía Nhật chuẩn bị không?

Khách sạn và chuyến bay có khớp với lịch làm việc không?

Ai chịu toàn bộ chi phí?

Nếu phía Nhật trả tiền, giấy bảo lãnh đã đầy đủ chưa?

Các giấy tờ có còn trong thời hạn ba tháng hay không?

Và quan trọng nhất:

Nội dung thực tế của chuyến đi có đúng với những gì đang được khai trong hồ sơ không?

Một hồ sơ tốt không phải hồ sơ có nhiều giấy nhất. Đó là hồ sơ có mục đích rõ, thông tin thống nhất và có thể kiểm chứng.

Có thể kết hợp visa thương mại với du lịch Nhật Bản không?

Trong một chuyến công tác, khách hoàn toàn có thể dành thời gian tham quan nếu đó là lịch trình thực tế và phù hợp với mục đích chuyến đi.

Ví dụ, một doanh nhân có thể làm việc tại Tokyo trong bốn ngày rồi dành hai ngày cuối tuần tới Fuji – Kawaguchiko trước khi trở về Việt Nam.

Một đoàn triển lãm tại Osaka có thể dành thêm một ngày tham quan Kyoto.

Một chủ doanh nghiệp kết thúc cuộc họp có thể để gia đình bay sang sau đó rồi tiếp tục hành trình nghỉ dưỡng.

Điểm quan trọng là phần công tác và phần du lịch cần được sắp xếp minh bạch và hợp lý.

Với nhóm khách này, tour du lịch thiết kế riêng thường phù hợp hơn tour đoàn cố định, bởi lịch du lịch có thể được xây sau khi đã khóa lịch họp và lịch làm việc.

Vì sao khách thương mại phù hợp với tour du lịch thiết kế riêng?

Khách công tác thường coi thời gian là một trong những tài sản quan trọng nhất.

Một cuộc họp có thể thay đổi giờ.

Đối tác có thể bổ sung thêm địa điểm khảo sát.

Buổi làm việc dự kiến kết thúc lúc 15 giờ nhưng kéo dài đến 17 giờ.

Trong những tình huống như vậy, một tour đoàn cố định rất khó thích ứng.

Với Japan Private Tour, lịch trình có thể ưu tiên công việc trước rồi mới xây phần trải nghiệm.

Ngày họp có thể sử dụng xe riêng và tài xế.

Chặng Tokyo – Nagoya – Kyoto có thể đi Shinkansen.

Khách sạn được lựa chọn gần văn phòng đối tác hoặc trung tâm triển lãm.

Hướng dẫn viên chỉ được bố trí vào những ngày khách cần.

Khi phần công việc hoàn thành, hành trình có thể chuyển sang Fuji, Hakone, Kyoto, Hokkaido hoặc các điểm nghỉ dưỡng theo sở thích.

Đó là bản chất của tour du lịch thiết kế riêng: chuyến đi được thiết kế quanh lịch trình của khách, thay vì buộc khách điều chỉnh công việc theo một package có sẵn.

Japan Private Tour hỗ trợ chuyến công tác Nhật Bản như thế nào?

Japan Private Tour phục vụ khách cá nhân, chủ doanh nghiệp và các đoàn công ty có nhu cầu sang Nhật làm việc kết hợp du lịch.

Tùy từng hành trình, JPT có thể hỗ trợ kết nối các phần như kế hoạch visa, lịch trình, vé máy bay, khách sạn, xe riêng có tài xế, hướng dẫn viên tiếng Việt, Shinkansen, nhà hàng và chương trình tham quan riêng.

Ví dụ một đoàn có chương trình:

Tokyo 3 ngày công tác – Nagoya 1 ngày khảo sát – Kyoto/Osaka 2 ngày tham quan.

Thay vì doanh nghiệp tự liên hệ nhiều đơn vị khác nhau, hành trình có thể được tổ chức thành một tuyến thống nhất.

Xe riêng phục vụ các ngày họp.

Shinkansen phục vụ chặng liên tỉnh.

Khách sạn được lựa chọn theo địa điểm làm việc.

Sau khi kết thúc công việc, phần du lịch Nhật Bản được chuyển sang nhịp độ thoải mái hơn.

Japan Private Tour có thể hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và kế hoạch chuyến đi nhưng không cam kết kết quả hoặc thời gian cấp visa. Quyết định cuối cùng thuộc cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản.

Câu hỏi thường gặp về visa thương mại Nhật Bản

Visa thương mại Nhật Bản dùng cho những mục đích nào?
Diện thương mại ngắn hạn có thể bao gồm liên hệ nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, ký hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng và các hoạt động phù hợp khác nhưng không bao gồm lao động nhận lương hoặc thù lao tại Nhật. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Visa thương mại có bắt buộc phải có công ty Nhật mời không?
Hồ sơ thương mại có nhóm tài liệu do phía Nhật chuẩn bị, bao gồm giấy lý do mời và lịch trình; đơn vị mời phải là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan phù hợp tại Nhật. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Ai phải làm lịch trình visa thương mại?
Phía công ty hoặc tổ chức tiếp nhận tại Nhật phải lập lịch trình. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Doanh nghiệp Việt Nam tự trả chi phí thì có cần giấy bảo lãnh của Nhật không?
Nếu doanh nghiệp nơi người xin visa làm việc chịu toàn bộ chi phí hoặc người xin visa chứng minh được khả năng thanh toán toàn bộ chuyến đi, hướng dẫn tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM nêu không cần giấy bảo lãnh của phía Nhật. Lãnh sự quán Nhật Bản tại Hồ Chí Minh

Visa thương mại Nhật Bản mất bao lâu?
Thời gian xử lý ngắn nhất hiện được công bố là 6 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo sau ngày nộp, nhưng một số trường hợp có thể cần vài tuần. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Visa thương mại có làm việc nhận lương tại Nhật được không?
Không. Hoạt động lao động, nhận lương hoặc thù lao không thuộc phạm vi thương mại ngắn hạn. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Người thường xuyên sang Nhật công tác có thể xin visa multiple không?
Có thể xem xét nếu đáp ứng điều kiện. Visa nhiều lần thương mại hiện có các thời hạn 1, 3, 5 hoặc 10 năm, tùy trường hợp được cấp. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Visa thương mại Nhật Bản: chuẩn bị đúng mục đích trước khi chuẩn bị giấy tờ

Điều quan trọng nhất khi xin visa thương mại Nhật Bản không nằm ở việc hồ sơ dày bao nhiêu.

Một bộ hồ sơ tốt cần trả lời rõ:

Bạn đang làm việc ở đâu?

Ai cử bạn sang Nhật?

Doanh nghiệp Nhật nào mời?

Hai bên sẽ thực hiện hoạt động gì?

Lịch trình kéo dài bao lâu?

Ai chi trả?

Và những hoạt động tại Nhật có đúng phạm vi lưu trú ngắn hạn hay không?

Khi những câu hỏi đó đã được thống nhất giữa phía Việt Nam và phía Nhật, phần còn lại của hồ sơ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.

Đối với khách muốn kết hợp công tác với du lịch Nhật Bản, việc lên kế hoạch từ đầu còn giúp sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn. Một chuyến đi có thể vừa hoàn thành mục tiêu kinh doanh, vừa dành được một vài ngày thực sự thoải mái để khám phá Nhật Bản thay vì để những khoảng thời gian trống bị lãng phí.

Đó cũng là lý do Japan Private Tour hướng tới mô hình hành trình linh hoạt: công việc được ưu tiên đúng lúc và trải nghiệm Nhật Bản được thiết kế quanh chính lịch trình đó. 🇯🇵

Bài viết liên quan

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về hồ sơ dành cho người sang Nhật gặp đối tác, hội nghị hoặc triển lãm, bạn có thể tham khảo bài Visa công tác Nhật Bản: Hồ sơ, quy trình và kinh nghiệm chuẩn bị cùng Japan Private Tour.

Nếu bạn là người sở hữu hoặc điều hành doanh nghiệp và muốn tìm hiểu hồ sơ phù hợp với tình trạng nghề nghiệp của mình, bạn có thể xem bài Visa Nhật Bản cho chủ doanh nghiệp: Hồ sơ, quy trình và lưu ý mới nhất.

Nếu bạn muốn kiểm tra tổng thể các giấy tờ cần chuẩn bị trước khi nộp, bạn có thể tham khảo bài Visa Nhật Bản cần gì: Checklist chuẩn bị hồ sơ từ A–Z.

Nếu bạn đang tính thời điểm nộp hồ sơ theo lịch họp hoặc ngày khởi hành, hãy xem thêm bài Visa Nhật Bản mất bao lâu: Những điều cần biết trước khi nộp.

Liên hệ Japan Private Tour

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp đang chuẩn bị sang Nhật gặp đối tác, đàm phán, khảo sát thị trường, tham dự hội nghị, triển lãm hoặc kết hợp công tác với du lịch, Japan Private Tour có thể hỗ trợ tư vấn kế hoạch chuyến đi và tổ chức các dịch vụ cần thiết tại Nhật.

JPT cung cấp tour du lịch thiết kế riêng, vé máy bay, khách sạn, Shinkansen, xe riêng có tài xế, hướng dẫn viên tiếng Việt, nhà hàng, ryokan – onsen và các dịch vụ dành cho khách cá nhân, chủ doanh nghiệp và đoàn công ty.

CÔNG TY LỮ HÀNH QUỐC TẾ JAPAN PRIVATE TOUR
🌐 Website: privatetour.vn
📍 Địa chỉ: 61 Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Hà Nội, Việt Nam
☎️ Hotline/Zalo: 0923.599.679 – 092.9999.189
💬 Messenger: Japan Private Tour

Japan Private Tour – Thiết kế hành trình Nhật Bản quanh lịch làm việc của bạn, để mỗi chuyến công tác vừa hiệu quả vừa xứng đáng với thời gian tại Nhật.